ビジネスチャットについて
kangsujang
はじめましてナチュレワールドの金川と申します。
今後はLINEWORKSやクラウド製品に関する情報を定期的にアップしたいと思います。
どうぞ宜しくお願いします。
第1回目はビジネスチャットについてご紹介いたします。
現在、日本のビジネスシーンではコミュニケーションツールとして、電話やメールが主流となっています。そんな中、最近ではビジネスチャットが注目を集めています。すでに多くの企業が導入している事がわかっています。それでは新しいビジネスツールである「ビジネスチャット」について、メリットや導入効果をご紹介いたします。
目次
- ビジネスチャットとは
- ビジネスチャットのメリットや導入効果
- 所感
- さいごに
ビジネスチャットとは
まずチャットとは対話型のコミュニケーションツールを指します。日本でポピュラーに利用されているチャットツールでいえばLINE・Skype・Facebook Messengerなどがあります。ビジネスチャットとは、個人用のチャットツールでは不足しているセキュリティや管理機能を強化し、企業向けに最適化されたコミュニケーションツールであり、個人用のチャットツール同様、手軽にコミュニケーションできるという特徴があります。
ビジネスチャットのメリット
【スピード】
ビジネスにおいて効率的な情報共有とコミュニケーションスピードは非常に重要視されています。電話やメールはそれぞれ優れた特徴がありますがデメリットもあります。
メールの場合、メール特有の挨拶や定型文によって長文化してしまい、メールの送信返信に時間がかかる点。電話の場合、やり取りした内容が記録に残らない点と、相手が電話を取れない場合はコミュニケーションが停滞する点。
一方、ビジネスチャットはテキストベースでスピーディーにやり取りすることができ、ビジネスにおける日常的なコミュニケーションを加速させる事ができます。
【既読確認】
メールの送信後、読まれたかどうか不安に感じる場面がよくあります。多くのビジネスチャットには既読確認機能があり、相手が読んだかどうか確認する手間を省き、仕事を円滑に進めることに役立ちます。
【業務効率化】
ビジネスチャットは状況に応じてリアルタイムに複数のメンバーでコミュニケーションを取る事に適しています。電話のように相手の状況に左右されることがありません。また、メールではなかなか話が進まないからとりあえず会議を招集する、上司への電話が繋がらないから物事が決まらないなど、そういう事態に対してビジネスチャットは力を発揮します。
【組織間連携の強化】
特定のメンバーやトピックごとのチャットルームを活用することで、組織間の連携やチームワークの強化、社内活性化に貢献します。
【情報共有の促進】
コミュニケーションのハードルを下げ、コミュニティを醸成するビジネスチャットの特徴は情報共有の拡大・加速に貢献します。社内だけでは無く、社外にも情報共有しやすくなります。結果として顧客接点強化による新規顧客獲得や既存顧客のサービス向上につながります。
【シャドーIT対策】
多くの企業で悩みとなっているのが、個人がプライベートで使用しているSNSを仕事で利用している事です。こちらは会社非公認のITツールを使う「シャドーIT問題」と言われています。シャドーITには情報漏洩やウイルス感染などをもたらすリスクがあります。ビジネスチャットは企業向けにセキュリティや管理機能が強化されており、安心して利用する事ができます。
【その他メリットや利用シーン】
履歴が残る・拡張性・マルチデバイス対応・緊急時の状況確認・リモートワークやテレワークの補完・内定者や新入社員のフォローアップなどなど
所感
私も自社でビジネスチャットを利用しています。自身の経験で感じたビジネスチャットのメリットは気軽にコミュニケーションを取れる事です。今まで連絡は電話を利用したり、出先にいてもPCを開きメールを打っていましたが、ビジネスチャットを活用する事でスマホから楽にコミュニケーションを取れるようになりました。メールを打つ回数も減り、かなり効率が良くなったと感じています。また効率が良くなっただけではなく、気軽にコミュニケーションを取れる事で組織が活性化し、仕事の質も上がったと感じています。
さいごに
「使いやすさ・機能・セキュリティ・管理機能・拡張性・費用」など、導入を検討する際にたくさん検討材料がありますが、活用されてこそ、いいシステムだと思いますので、使いやすさは重要視して頂けたらと思います。
